LE SOVVENZIONI EUROPEE DIRETTE
Trovare il finanziamento
Presentare la proposta
Gestire il progetto
di Richard Stevens

Indice

Prima Parte - Individuare le fonti di finanziamento

I Fondi comunitari, tra gestione diretta e delegata
Chi può chiedere una sovvenzione?
Ammissibilità legale del richiedente
Capacità Finanziaria
Capacità Tecnica
Dove si possono avere informazioni
I Centri di Informazione
La GUCE
I Siti Internet
Gli Incontri sponsorizzati dalla Comunità europea
Reti o Associazioni Tematiche

Seconda Parte - Stilare una richiesta di Sovvenzione

Scrivere una proposta
Soggetti coinvolti
Ricerca Partners
Informazioni e documenti necessari per scrivere la proposta
La proposta
Parte amministrativa
Parte descrittiva
Criteri da rispettare durante la scrittura
Raccomandazioni fondamentali
Parte finanziaria
Il processo di valutazione delle proposte
Lobbying
Preparazione e negoziazione del contratto UE

Terza Parte - Il Progetto si avvia

La gestione del progetto
Coordinamento e conduzione del progetto
I Deliverables

Prima Parte - Individuare le Fonti di Finanziamento

 

I.1   I Fondi comunitari, tra gestione diretta e delegata

Quando si parla di Fondi comunitari, occorre distinguere tra le risorse che vengono gestite direttamente dalla Commissione europea e quelle, molto più cospicue, la cui gestione è demandata agli Stati membri, attraverso le amministrazioni centrali o periferiche.

Le seconde sono quelle che vengono comunemente qualificate Fondi strutturali. Esse, in Italia, vengono affidate allo Stato o alle Regioni, i quali, sulla base di una programmazione che deve essere approvata dalla Commissione, ne dispongono l’utilizzazione, attraverso metodologie e procedure che rispondono a logiche e regole nazionali. In altre parole, anche se tutto deve avvenire nel rispetto di tempistiche, criteri di ammissibilità e di rendicontazione, modalità di assegnazione dettati da regole comunitarie, le risorse perdono – agli occhi dei beneficiari – la loro fisionomia di fondi europei, per acquisire quella di agevolazione nazionale.

In pratica, non c’è alcuna sostanziale differenza tra una agevolazione di fonte nazionale o regionale ed una che utilizza risorse provenienti dall’Unione europea: in entrambi i casi, la domanda va presentata all’amministrazione nazionale competente, la quale provvederà alla concessione e all’erogazione dei finanziamenti secondo procedure sue proprie, stabilite da meccanismi interni (leggi, delibere, bandi, o altro).

Le prime – gestite direttamente dalla Commissione – possono essere suddivise in diverse categorie: quelle facenti capo al V Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico, quelle rientranti nei diversi programmi di cooperazione con diverse aree del mondo, dall’Europa dell’Est, al Mediterraneo, all’America Latina, all’Asia (Phare, Tacis, Al-Invest, Asia-Invest, Meda); quelle finalizzate alla promozione della cooperazione tra amministrazioni, Istituzioni di ricerca, imprese, ONG, privati, in campo culturale, della multimedialità, nel settore sanitario, a promozione di iniziative in campo ambientale, per lo sviluppo della cooperazione tra enti locali, e così via.

Tutti questi programmi, che rispondono a scelte mirate dell’Unione, sono appunto gestiti direttamente dalla Commissione, con la metodologia dei bandi di gara (o inviti a presentare proposte), cui possono partecipare i soggetti di volta in volta abilitati, generalmente in cooperazione transnazionale. Le risorse limitate a disposizione di ciascun programma e la partecipazione massiccia ai bandi determinano una fortissima selezione: i progetti presentati devono pertanto essere perfetti dal punto di vista formale e molto competitivi per quanto riguarda i contenuti.

La presente "Guida" intende fornire alcune indicazioni utili per capire il funzionamento dei meccanismi comunitari in questione e per affacciarsi in maniera corretta alla materia.

 

I.2   Chi può chiedere una sovvenzione?

In primo luogo dobbiamo esaminare chi può richiedere le sovvenzioni in oggetto.

In genere, la Commissione valuta tre aspetti riguardanti il richiedente un finanziamento:

La ragion d’essere di una sovvenzione è consentire al beneficiario di realizzare un progetto determinato, il che comporta una serie di diritti e doveri a suo carico. È pertanto importante che il candidato goda di uno statuto giuridico adeguato e possa dare garanzie circa la redditività finanziaria delle sue attività, la sua integrità professionale e la capacità di portare a termine l’azione oggetto di sovvenzione. Sono comunque ammissibili:

Ai vari programmi possono inoltre partecipare le categorie già nominate residenti negli Stati "associati" al programma (questi sono diversi a seconda dei programmi).

 

I.2.1   Ammissibilità legale del richiedente

Persone Giuridiche

Le persone giuridiche devono essere legalmente costituite e registrate.

Per dimostrare ciò, le organizzazioni richiedenti devono indicare nella domanda di sovvenzione la ragione sociale (denominazione legale completa), il numero di registro (se del caso), lo statuto giuridico (associazione, società commerciale, università, ecc.) e la partita I.V.A. Per ulteriori verifiche, va altresì allegata all’eventuale domanda di sovvenzione copia dello statuto o dell’atto costitutivo ed eventualmente il certificato di iscrizione ai registri specifici.

Persone Fisiche

Non è escluso a priori che una persona fisica possa fruire di una sovvenzione comunitaria, ma ciò resta un’eccezione. La persona deve infatti farsi carico della responsabilità individuale di attuare l’azione sovvenzionata, nel qual caso le sarà probabilmente richiesto di presentare una garanzia finanziaria a tutela degli interessi finanziari della Comunità. Spesso la possibilità di partecipare per una persona fisica è limitata ai casi in cui la Commissione richiede servizi di consulenza in risposta ad un bisogno di competenze professionali specifiche.

Società Commerciali

Nel caso delle società commerciali, di norma vengono esperite le procedure di gara anziché quelle per la concessione di sovvenzioni. I servizi incaricati valuteranno comunque, sempre e in primo luogo, se non si applichino le procedure di gara. Resta il fatto che una società commerciale può ricevere sovvenzioni solo per progetti non commerciali e senza scopo di lucro e dette sovvenzioni dovranno essere sempre conformi alle regole di concorrenza in vigore.

Intermediari

Non sono ammesse le domande presentate da agenzie per conto di terzi, salvo i casi eccezionali in cui più progetti vengono raggruppati e proposti contestualmente.

 

I.2.2    Capacità Finanziaria

L’organizzazione richiedente deve essere in grado di finanziare le sue stesse attività. Lo stesso dicasi per gli altri co-finanziatori. L’organizzazione richiedente deve altresì disporre di entrate stabili e sufficienti da permetterle di proseguire le sue attività durante l’azione ed, eventualmente, co-finanziarla. Per dimostrare ciò, l’organizzazione dovrà accludere ad eventuali domande di sovvenzione il rendiconto finanziario dell’ultimo esercizio, o il bilancio annuale nel caso di enti pubblici. Potrà essere richiesta anche una relazione di verifica effettuata negli ultimi due esercizi da un organismo di audit accreditato. L’organizzazione richiedente dovrà altresì accludere alla domanda la lettera formale con cui ciascun co-finanziatore si impegna a fornire il rispettivo contributo, come indicato nella domanda di sovvenzione. Una volta selezionato, il beneficiario dovrà impegnarsi formalmente a provvedere alla propria quota di finanziamento e sopperire a qualunque altra spesa non coperta dalla sovvenzione comunitaria, nel caso venisse meno il contributo di un co-finanziatore.

 

I.2.3    Capacità Tecnica

L’organizzazione richiedente deve avere la capacità operativa (tecnica e di gestione) necessaria ad attuare l’azione sovvenzionata. In particolare, i responsabili del progetto/azione devono possedere qualifiche ed esperienze professionali adeguate. Per dimostrare di possedere la capacità tecnica richiesta, l’organizzazione dovrà accludere ad eventuali domande di sovvenzione il curriculum vitae di ciascun membro del personale che parteciperà all’azione, ovvero fornire dettagli sull’eventuale partecipazione, presente o passata, ad azioni finanziate dalla Commissione, i contratti conclusi con i servizi della Commissione e qualunque altra informazione rilevante (attività per conto di altre organizzazioni internazionali o Stati membri dell’Unione europea).

 

I.3   Dove si possono avere informazioni

Una volta che un soggetto abbia deciso in che settore vuole indagare e abbia appurato che possiede i requisiti per chiedere una sovvenzione, deve iniziare il processo di raccolta delle informazione più puntuali sulle eventuali fonti di finanziamento. Esistono vari canali per avere le informazioni necessarie, e spesso per avere informazioni comprensibili e complete si dovrà ricorre ad una combinazione di fonti diverse. Comunque, si possono ottenere informazioni da:

 

I.3.1    I Centri di Informazione

I centri di informazione sono luoghi fisici creati nel tempo dalla Commissione europea per raccogliere e disseminare informazioni ritenute importanti; dopo anni di sviluppo, oggi costituiscono un ricco patrimonio di fonti di informazione al servizio dei cittadini.

Il loro ruolo è essenziale, in quanto essi rappresentano degli strumenti privilegiati della politica di informazione dell'Unione. Infatti, grazie al loro contatto diretto con il pubblico, costituiscono la garanzia di un'attività di informazione decentrata, finalizzata alle esigenze dei cittadini e di facile accesso. Sono divisi in:

Reti per il grande pubblico

La maggior parte dei centri di informazione si rivolge al grande pubblico e si articola in reti distinte come le seguenti:

  1. Grandi centri di informazione sull'Europa (Parigi, Lisbona e Berlino)

  2. Centri di informazione ed animazione rurale (aree rurali)

  3. Info point Europa (IPE) (organizzati prevalentemente nei singoli Comuni o in altre strutture per un totale di più di 80 enti)

  4. Centri di iniziativa locale urbana per lo sviluppo sostenibile.

Reti specifiche

In parallelo esistono altre reti più specifiche, come per esempio:

  1. i Centri di Documentazione Europea (CDE) presso le Università

  2. le Biblioteche Depositarie (DEP) presso le grandi biblioteche nazionali

  3. gli Eurosportelli per le imprese e soprattutto per le PMI, situati normalmente presso Camere di Commercio e Associazioni di Categoria

  4. i Centri Europei di Informazione dei Consumatori o Eurosportelli per i consumatori

  5. Reti o Associazioni Tematiche

Se un soggetto si trova in prossimità di una di questi reti, la stessa   può essere una fonte di informazioni molto proficua, in quanto si tratta di strutture rette da personale in grado di rispondere ai quesiti specifici. Data la loro diffusione molto capillare sono consigliabili le reti degli Info point Europa e i Carrefour. Elenco di tali Centri in Italia.

 

I.3.2    La GUCE

La GUCE o Gazzetta ufficiale delle Comunità europee è la fonte ufficiale di documentazione della Comunità ed è disponibile anche in italiano. La Gazzetta è articolata in più serie:

- L (Legislazione): contiene gli atti normativi a carattere vincolante (regolamenti, direttive, decisioni);

- C (Comunicazioni): contiene atti a carattere non vincolante e comunicazioni delle istituzioni comunitarie di diversa natura;

- S (Supplemento): contiene bandi di gara e offerte di contratti di lavoro, fornitura, servizi;

- CA (Concorsi): contiene gli annunci dei concorsi indetti dalle istituzioni.

La Gazzetta è normalmente consultabile presso biblioteche a carattere giuridico, centri di documentazione di enti pubblici e privati (Camere di Commercio, Associazioni di categoria, ecc.) e centri ufficiali di informazione dell'Unione europea (Info Points Europa, Centri di documentazione europea, ecc.).

Inoltre la GUCE è consultabile (con qualche limitazione) anche usando Internet al sito http://eur-op.eu.int/general/it/index.htm o http://europa.eu.int/eur-lex/it/index.html.

 

I.3.3    I Siti Internet

Internet è forse il mezzo più veloce ed immediato per avere informazione sulle sovvenzioni. Data la natura di Internet, i siti sono disponibili o consultabili senza limiti di orario e da qualsiasi ubicazione connessa in rete. Un altro vantaggio dei siti disponibili su Internet è dato dalla puntualità delle informazioni che, nel caso dei siti ufficiali della Commissione, contengono sempre l’ultima versione dei documenti, bandi e moduli di riferimento (questo, al contrario, non è sempre vero per il materiale cartaceo che si può trovare nei vari centri d’informazione). Ciò è importante perché spesso le informazioni emesse dalla Commissione hanno una validità temporale ristretta, per esempio un bando che rende pubblica la possibilità di presentare una domanda di sovvenzione ha spesso date di apertura e di chiusura limitate. In più, i moduli e gli altri documenti necessari per richiedere sovvenzioni vengono aggiornati di continuo. E’ dunque consigliabile accertarsi della validità delle informazioni confrontandole con le informazioni pubblicate sui server ufficiali della Commissione. Il numero di siti a cui ci si può rivolgere è molto ampio; di seguito sono elencati alcuni dei siti compresi quelli ufficiali.

Siti Ufficiali della Commissione europea

Il sito ufficiale della Commissione europea si chiama "EUROPA" ed è consultabile all’indirizzo http://europa.eu.int. Questo sito funge da portale per un numero molto ampio di altri siti. Esso contiene molte informazioni e numerosi link ai vari servizi della Commissione. Si può consultare Europa anche in lingua italiana (il sito è diviso in varie sezioni, ma spesso la lingua italiana è disponibile solo fino ad un certo livello di approfondimento, dopo il quale i contenuti sono offerti solo in inglese e/o francese). Il sito è consultabile seguendo i vari link alle informazioni desiderate, oppure c’è un motore di ricerca per cercare informazioni più precise. Per esempio, possiamo mettere le parole chiave "Informazioni sulle sovvenzioni" e tra i risultati della ricerca troveremo la pagina "Information on grants and loans – Europa" all’URL http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/sgc/aides/en/index.htm (che è un ottimo sito per iniziare una ricerca sulle sovvenzioni.) oppure l’elenco tematico alla pagina http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/sgc/aides/en/thema.htm.

La Commissione mette a disposizione anche altri siti (a seconda del tema) e quasi tutti possono essere raggiunti dal suddetto portale. Un sito importante è gestito dall’Ufficio delle Pubblicazioni Ufficiali delle Comunità europea e si trova a http://www.eur-op.eu.int/ dove sono elencati tutti i documenti ufficiali compresi link alla GUCE di cui abbiamo parlato in precedenza.

Navigando in Europa troveremo spesso link ad altri siti con materiale specifico. Per esempio, quando cerchiamo informazioni sul programma per la telematica della Commissione, spesso finiremo sul server del Community Research and Development Information Service, conosciuto come "CORDIS" all’URL http://www.cordis.lu.

Siti Nazionali o Locali

Volendo navigare in Internet per avere un’idea di quali possibilità di sovvenzione possano essere più mirate alle nostre necessità, a volte è più facile utilizzare siti italiani. Ci sono numerosi siti nazionali, rintracciabili tramite motori di ricerca, che trattano di sovvenzioni europee.

 

I.3.4    Gli Incontri sponsorizzati dalla Comunità europea

Dalle fonti di informazione sopra elencate possiamo venire a conoscenza di giornate informative chiamate "Infodays". Gli Infodays sono organizzati dalle Direzioni Generali responsabili di un programma oppure da terzi che sono spesso incaricati di (e remunerati per) disseminare informazioni sui programmi della Commissione (MURST, ENEA, APRE, Ministeri, ecc.).

 

I.3.5    Reti o Associazioni Tematiche

È evidente che molte informazioni possono essere ottenute attraverso le reti tematiche o le associazioni internazionali. Frequentemente queste associazioni trasmettono ai loro soci/iscritti, come parte dei loro notiziari, informazioni utili riguardanti l'Europa. Ci sono numerosissime associazioni di categoria o reti tematiche e molte aziende ed enti appartengono già ad associazioni e reti internazionali. Alcune associazioni o reti hanno uffici che si occupano di lobbying e di diffusione di informazione. Questo è particolarmente importante in quanto spesso il tempo trascorso tra la pubblicazione della possibilità di ottenere una sovvenzione e la chiusura dei bandi è molto ridotto e queste reti e associazioni possono aiutare ad ottenere anticipazioni rispetto al momento in cui la notizia verrà pubblicata. Di nuovo una ricerca sul server "Europa" metterà in evidenza numerosi casi.

Seconda Parte – Stilare una richiesta di Sovvenzione

 

Avendo un’idea per un progetto ed avendo trovato un bando adeguato per ottenere una sovvenzione, bisogna ora presentare una proposta. Ogni anno migliaia di proposte giungono alle varie Direzioni della Commissione europea. Stilare una proposta dunque non è impossibile, ma non bisogna sottovalutare l’impegno necessario per mettere insieme una proposta vincente. Non tutte le proposte idonee sono accettate; vige infatti la regola della competizione tra proposte. La singola Direzione può finanziare un numero di progetti o un valore complessivo che è consono al suo budget. Ma anche in programmi "ricchi" - come, per esempio, il programma IST del quinto programma Quadro della Direzione Società dell’Informazione - solo un progetto su cinque (in media) viene finanziato.

Il lavoro necessario per mettere insieme una proposta valida varia da programma a programma, da Direzione a Direzione, ma in linea di massima possiamo aspettarci di impegnare 2 o 3 persone qualificate per un paio di settimane. Ovviamente ci sono anche vari livelli di partecipazione a progetti sovvenzionati dalla Commissione, ma in seguito considereremo il caso in cui un soggetto voglia fare il coordinatore, il capo fila, di un progetto di medie dimensioni.

 

II.1   Scrivere una proposta

Per stilare un progetto come capo fila è necessario coinvolgere persone che abbiano cognizioni di redazione di proposte europee, cognizioni finanziarie e cognizioni tecniche.

 

II.1.1    Soggetti coinvolti

Coordinatore della proposta

Il coordinatore della proposta dovrebbe essere qualcuno con esperienza di gestione di progetti, ed aiuta se la figura è qualcuno che abbia già avuto esperienza di scrittura di progetti europei, per evitare di perdere risorse e tempo. Occorre inoltre essere capaci di distinguere ed interpretare i bandi, essere flessibili e sapere bilanciare la proposta specifica alle esigenza del bando lanciato dalla Commissione. Una richiesta di sovvenzione può essere redatta in modo formalmente perfetto, ma se non risponde esattamente ai requisiti del bando non reggerà davanti ad altre proposte più "ritagliate". La persona che coordina la proposta dovrebbe anche avere cognizione dei Trattati e delle politiche dell'Unione europea (essere in grado di riprodurre il cosiddetto "Eurospeak") e parlare bene l’inglese (formalmente le proposte possono essere redatte in italiano, ma operativamente ciò le pone in una condizione di svantaggio).

Persona con cognizioni finanziarie

Preparare gli aspetti finanziari di una proposta è cruciale. Quando le proposte vengono valutate, grande peso viene dato alla redazione del budget e agli aspetti legati al budget. Chi redige un progetto deve dunque avere cognizioni finanziarie ed esperienze nel settore. Va ricordato che il budget farà parte integrante della proposta e dell’eventuale contratto con la Commissione e che le cifre in esso riportate diventeranno contrattuali; ciò significa che si dovranno portare a termine i lavori stipulati all’interno del budget allocato, pena la restituzione dei fondi a lavoro avviato. Il budget dovrà essere stilato avendo riguardo all'attribuzione delle risorse necessarie per portare a termine il lavoro e dunque la persona dovrà essere in grado di determinare precisamente e dettagliatamente tutti i costi che si dovranno affrontare nel corso del progetto (costi di personale, attrezzature, ecc.).

Persona con cognizioni tecniche

La parte illustrativa del progetto e la descrizione dei lavori necessari per il buon esito dello stesso devono essere esposti nei dettagli. Il redattore deve conoscere bene la materia tecnica del progetto: che sia un progetto di educazione, di informatica, di cultura o quant’altro, è importante che il redattore conosca bene la materia perché la Commissione paga esperti privati esterni per valutare le proposte e il valutatore conoscerà sicuramente benissimo la materia.

Partner Esteri

La Commissione europea finanzia progetti che abbiano una valenza europea. In quasi tutti i programmi è necessario avere una o più controparti in altri paesi europei. Sarà fondamentale avere un rapporto di lavoro facilmente gestibile con il responsabile dati/descrizione tecnica/budget in ciascuno luogo rappresentato nel progetto. Una spiegazione più dettagliata di questo aspetto e le modalità per individuare partner esteri sono trattate nella sezione che segue.

 

II.1.2    Ricerca Partners

Uno dei requisiti principali ed essenziali della co-partecipazione comunitaria, consiste nel fatto che quello che avete intenzione di fare è di valenza europea, e dunque la transnazionalità è in qualche maniera sempre un requisito, benché è ovvio che programmi specifici abbiano anche i propri requisiti specifici. Normalmente le proposte di sovvenzione di un progetto devono coinvolgere come minimo due organismi di due Stati membri diversi, o di almeno uno Stato membro e uno Stato Associato all'Unione europea. Si può cercare e contattare partner in altri Stati:

In rete

Il modo forse più veloce per contattare possibili partner è di nuovo approfittare di Internet. Esistono numerosi siti diretti proprio a facilitare l'incontro tra la domanda e l’offerta in termini di ricerca di partenariato. In alcuni dei siti è possibile registrarsi ed avere notizie ogni qual volta i criteri impostati rispecchiano quelli di altri possibili partner. Alcuni dei siti dove ci si può rivolgere per questo tipo di servizio sono:

Ideal-Ist project
http://www.ideal-ist.net/

Finding partners, Creating Consortia
http://europa.eu.int/ISPO/eumedis/englishversion/i_partner_search_en.html

CORDIS FP5: Partner Service
http://www.cordis.lu/fp5/partner.htm

APRE - Ricerca Partner
http://www.apre.it/partner/

DG INFSO Message Board
http://mirror2.ispo.cec.be/discus/

Contatti Professionali

Forse è superfluo parlarne, ma il modo migliore per cercare partners è conoscerli già attraverso i rapporti di lavoro. Spesso nell’ambito della professione si conoscono già altri enti che hanno interessi simili ai propri e che è possibile contattare direttamente. Dato che si tratta di entrare in un rapporto contrattuale con eventuali partner, conoscere già la controparte è sempre un plus. In molti casi, questi contatti, se non direttamente interessati al progetto specifico, possono indicare ulteriori possibili partner con i quali sono a loro volta in contatto.

Contatti Informali

Come spesso accade, capita di conoscere - per i motivi più diversi (viaggi, convegni, ecc.) - persone di altri paesi che fanno lavori simili o connessi col proprio. Possono essere una fonte valida per la ricerca di possibili partner.

Reti o Associazioni Tematiche

Un modo molto proficuo per trovare partner è di valersi di associazioni o reti di cui si fa già parte. Nel caso in cui non si faccia già parte di reti o di associazioni, si può partecipare come uditore (a volte a pagamento). Di nuovo ogni settore ha le sue associazioni e reti e una ricerca in Internet può fare emergere diverse opzioni. Quasi tutti i macro-settori (trasporto, turismo, informatica, ecc.) hanno reti internazionali che si occupano di disseminazione di informazione e di lobbying a livello europeo. Al di là della ricerca del partner, che è molto facilitata, associarsi può avere un effetto benefico anche in termini di informazione pre-proposta, e di aiuto alla proposta (esperti disponibili ai soci/iscritti). Esistono numerose reti europee tematiche aperte ad enti pubblici e privati per quasi tutti i settori, e molte sono finanziate direttamente dalla Commissione. Una ricerca sul server "Europa" metterà in evidenza molte di tali reti alle quali ci si potrà rivolgere per ottenere maggiori informazioni.

Information Day

Come è stato citato in precedenza, le Direzioni Generali, i singoli responsabili dei programmi ed altri enti sponsorizzati dalla Commissione tengono giornate informative sui programmi comunitari. Durante questi incontri vengono spiegati dettagliatamente vari aspetti dei programmi stessi. Questi incontri rappresentano momenti di aggregazione di numerosi soggetti con interessi simili e costituiscono un'occasione per conoscere altri soggetti con obiettivi comuni ed eventualmente proporre un partneriato.

 

II.1.3    Informazioni e documenti necessari per scrivere la proposta

Dopo aver fatto le giuste considerazioni sulla idoneità di una idea progettuale, avere trovato una collocazione all’interno di un programma comunitario ed avere individuato i partner con i quali portare avanti il progetto, è opportuno assicurarvi di avere tutto il materiale necessario per iniziare a stilare la proposta da inoltrare alla Commissione. Di seguito è menzionata una serie di documenti che aiuteranno nella redazione della proposta: alcuni sono necessari e alcuni sono di supporto, ma va tenuto presente che non sempre tutti i documenti sono disponibili (soprattutto per bandi più piccoli) e che, a volte, la loro nomenclatura è leggermente diversa.

Programma di lavoro

Il programma di lavoro è un documento molto importante emesso dalle singole Direzioni o, nel caso di un’articolazione ulteriore, dal programma specifico costituito dalla Direzione. Questo documento descrive dettagliatamente tutti gli obiettivi della Direzione o del programma e delinea tutti gli ambiti di lavoro per il quale si può chiedere sovvenzioni (non tutti gli ambiti saranno costantemente "aperti"; per una spiegazione vedi "Invito a presentare proposte" qui sotto). Questi programmi di lavoro possono essere richiesti ai centri di informazione sopra citati, raccolti alle giornate informative o scaricati direttamente dal sito web della Commissione. Si dovrà leggere attentamente il programma di lavoro per assicurarsi che gli estremi progettuali che avete in mente combacino con gli obiettivi e gli ambiti di lavoro prefissati. Bisogna essere realistici e decidere se l’idea si innesta bene nel programma di lavoro, perché se non corrisponde avrete poche possibilità di far passare il progetto e forse sarà meglio indirizzare altrove la proposta.

Invito a presentare proposte

Periodicamente, a seconda delle indicazioni avanzate nel programma di lavoro, le Direzioni Generali o i programmi specifici a loro legati emetteranno "bandi" ovvero "inviti a presentare proposte" (alcuni dei programmi di lavoro prevedono "bandi" che sono sempre aperti). Questi inviti a presentare proposte descrivono il quadro legislativo che autorizza l’esborso dei fondi, gli ambiti di lavoro che saranno finanziati (fanno riferimento al programma di lavoro) e i possibili soggetti richiedenti (vedi, per esempio, l'invito a presentare proposte per azioni indirette di RST nell'ambito del programma specifico di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione dal titolo "La società dell'informazione di facile uso"). Di nuovo questi inviti a presentare proposte possono essere richiesti ai centri di informazione, trovati alle giornate informative o scaricati direttamente dal sito web della Commissione, ma sono anche pubblicati sulla GUCE (vedi sopra). Inoltre si possono trovare informazione sui bandi aperti o di prossima apertura nei vari siti informativi come quelli che abbiamo citati in precedenza.

Bisogna fare attenzione all’arco temporale di apertura dei bandi, perché dal momento di apertura di un bando ci sono spesso pochi mesi (o settimane) per preparare una proposta!

Guida per i proponenti

Ogni direzione o programma specifico pubblicano le istruzioni specifiche per inviti a presentare proposte. Questi documenti spiegano dettagliatamente come strutturare una proposta, quali sono le spese ammissibili, qual’è il livello di finanziamento e quali moduli si dovranno impiegare per presentare una proposta. Proprio perché queste guide cambiano di tanto in tanto, è molto importante assicurarsi di avere l’ultima versione e, a tal fine, è meglio scaricare la guida direttamente dal sito web, dopo il lancio del bando e prima di iniziare a scrivere. Di nuovo, le guide si possono trovare sul sito Internet della DG interessata.

Manuale per il giudicante o Procedura di valutazione

Le proposte sono giudicate da esperti esterni, pagati dalla Commissione per la valutazione delle proposte dello specifico bando. La Commissione dà un manuale agli esperti e chiede che vengano applicati i parametri in esso descritti. Per motivi di trasparenza questi manuali sono spesso disponibili anche al pubblico. Se disponibili, questi materiali aiutano molto il proponente perché può tarare la proposta a seconda dei parametri di valutazione. Ad esempio, se nel manuale viene detto di dare il massimo rilievo agli aspetti socio-economici della proposta, sarà importante descrivere molto bene tali aspetti.

 

II.2   La proposta

La proposta è sempre costituita di varie parti e la guida per i proponenti contiene tutte le informazioni e i moduli necessari alla compilazione. Ogni programma è diverso e il materiale richiesto al proponente varia molto, ma viene sempre richiesta una documentazione di minima, fatta di due o tre parti composte di:

 

II.2.1    Parte amministrativa

Ogni proposta necessita di una serie di documenti che descrivono chi sono i partner, la loro natura giuridica, dati bancari, un riassunto del progetto, ecc. Si tratta di informazioni riepilogative e amministrative abbastanza lineari e facili da assemblare. Però si deve fare molta attenzione ad avere i moduli aggiornati e a seguire attentamente le istruzioni di ogni modulo. Ad esempio, c’è quasi sempre un modulo che va firmato e presentato in originale da tutti i partner: se manca la firma in originale a volte la proposta è invalidata e scartata prima di essere valutata.

 

II.2.2    Parte descrittiva

Questo è il corpo della proposta e qui si scrive il progetto vero e proprio, il suo motivo d'essere, lo stato attuale, perché c’è bisogno del finanziamento europeo, le conseguenze per l’Europa, il valore socio-economico, come si svolgerà tecnicamente, quali passi sono previsti, quali risorse umane e finanziarie sono necessarie, quali risultati si spera di avere, come verrà misurato il successo del progetto, ecc. Talora la parte descrittiva viene scomposta in più sotto-sezioni e a volte queste sezioni dovranno essere anonime e prive di riferimenti espliciti ai nomi dei partner (di nuovo un riferimento esplicito può invalidare la proposta che dunque sarà scartata). Tutti i programmi però sono diversi e ci si dovrà attenere strettamente alla Guida per il proponente durante la compilazione di questa parte.

 

II.2.3    Criteri da rispettare durante la scrittura

Durante la scrittura della parte descrittiva è importante tenere conto dei Criteri che la Commissione applicherà nel processo di valutazione. Si dovrà dunque tenere conto di alcuni criteri comprendenti:

Obiettivi della Commissione

La descrizione dell’azione deve consentire di valutare se questa sia o meno compatibile con gli obiettivi dell’Unione europea, con i Trattati in essere e con le politiche europee comunemente accettate.

Obiettivi del programma

La descrizione dell’azione deve consentire di valutare se questa sia o meno compatibile con gli obiettivi del programma di sovvenzione specifico, nonché specificare i mezzi con cui sarà fatta un'adeguata pubblicità al finanziamento comunitario.

Risultati misurabili

I risultati previsti nella domanda di sovvenzione devono essere misurabili, nel senso che deve essere possibile controllare e valutare in qual misura siano stati raggiunti. Fra i parametri considerati vi è quello che valuta se la sovvenzione contribuisca o meno a sostenere l’obiettivo strategico del programma.

Qualità della proposta

Può accadere che sia l’organizzazione, sia il progetto siano ammissibili alla sovvenzione, ma che questa non venga comunque concessa perché il progetto non è ben concepito né ben impostato.

Criteri di redditività

Per verificare la redditività è necessario porsi qualche domanda: i risultati previsti sono commisurati all’importo della sovvenzione? Esistono mezzi migliori per raggiungere i medesimi risultati? C’è modo di arrivare a risultati identici o quanto meno analoghi con minor spesa per il bilancio comunitario (compresi i costi di gestione)? La suddivisione del bilancio in rubriche serve per l’appunto a garantire che la sovvenzione concessa corrisponda all’importo minimo necessario per la realizzazione dell’azione.

Gara d’appalto

Prima di mandare avanti le procedure di sovvenzione, i servizi della Commissione considerano se l’attività o il progetto non debba costituire oggetto di gara d’appalto.

Duplice finanziamento

Per evitare il duplice finanziamento, le organizzazioni devono indicare nella domanda se hanno già inoltrato o intendono inoltrare altre domande di sovvenzione presso le istituzioni europee in quello stesso anno, specificando per ciascuna sovvenzione il programma comunitario di riferimento, il titolo del progetto e l’importo. Le organizzazioni possono presentare domanda a più di un servizio della Commissione, a condizione che la sovvenzione riguardi progetti separati o spese diverse dello stesso progetto. In ogni modo, prima di procedere, i servizi della Commissione non mancheranno di consultarsi fra loro. Se due o più servizi intendono sovvenzionare parti diverse dello stesso progetto, il beneficiario ne sarà informato con lettera comune.

Nuovo progetto

I progetti già avviati sono ammessi solo nella misura in cui sia dimostrabile che la sovvenzione è necessaria al buon esito dell’azione. Va ricordato che la sovvenzione non può coprire nessun periodo precedente la presentazione della domanda. Di conseguenza, non esiste la possibilità di richiedere una sovvenzione retroattiva su progetti già conclusi.

Incompatibilità

È proibita, per esempio, la sovvenzione di progetti che possano costituire una minaccia per la salute (alcol, tabacco, droga, ...), che ledano i diritti dell’uomo, la sicurezza pubblica, la libertà d’espressione, ecc.

Criteri Specifici di Valutazione

Ogni proposta viene valutata da un comitato di professionisti. Ogni programma rende pubbliche le istruzioni alle quali devono attenersi i valutatori. Questi criteri sono pubblicati nel "Manuale per i valutatori" e possono essere trovati in rete o richiesti alle segreterie della Direzione Generale interessata.

Di solito si applica un sistema a punteggio. I valutatori daranno un punteggio (ad esempio da 1 a 10) ad ogni criterio, che a volte è impostato con soglie minime (punteggio minimo) e coefficienti di correzione (fattore di moltiplicazione). I punteggi delle singole voci verranno sommati per creare un punteggio totale. Il punteggio totale sarà usato per mettere a confronto le varie proposte. I criteri ai quali i valutatori aderiscono cambiano a seconda del programma ma, per esempio, in un programma di ricerca e sviluppo (come il 5°Programma Quadro) possono essere:

Esempio di tabella dei criteri di selezione.

 

II.2.4    Raccomandazioni fondamentali

Durante la redazione del progetto e/o al termine della prima bozza è opportuno riflettere sui seguenti punti:

Ammissibilità dei partecipanti: controllare che tutti i partecipanti soddisfino le condizioni che regolano la partecipazione al programma (ad esempio: l'adeguato statuto giuridico delle organizzazioni coinvolte; il rispetto delle condizioni minime per la costituzione di consorzi, ecc.) e quelle relative alle particolari attività contemplate (alcune attività potrebbero essere riservate alle PMI, agli organismi attivi in un particolare settore, ecc.).

Azioni specifiche ed obiettivi: controllare che l’attività proposta rientri fra quelle previste nell’invito considerato. Le proposte non ammissibili e quelle che non riguardano attività previste dall’invito non saranno prese in considerazione.

Criteri di selezione: alle proposte la cui valutazione non supera la ‘soglia minima’ prevista non verrà concesso alcun finanziamento.

Gestione: presentare chiare prove a dimostrazione della capacità di gestire un progetto delle dimensioni proposte.

Contenuto: per avere buone probabilità di successo, le proposte devono rispettare i criteri di selezione.

Questioni etiche: indicare chiaramente le eventuali questioni etiche sollevate, alla luce delle regolamentazioni applicabili in materia e dell’attività di ricerca che dovrà essere svolta; indicare come tali questioni verranno affrontate nel rispetto delle normative nazionali applicabili.

Presentazione: per avere buone probabilità di successo le proposte devono essere redatte in modo chiaro e comprensibile. Esse devono inoltre essere precise e concise. I valutatori giudicano in base al contenuto e non al numero di pagine!.

Risultati: per avere buone probabilità di successo le proposte devono indicare chiaramente i risultati attesi ed il modo in cui i partecipanti intendono divulgare o sfruttare tali risultati.

Completezza: le proposte devono essere complete, dal momento che sono valutate solo in base al materiale presentato. Occorre seguire la struttura prevista dal formulario di presentazione delle proposte.

Partenariato: devono essere chiari i ruoli e le responsabilità proprie dei vari partners.

Concorrenza: si prevede una forte concorrenza ed un solo elemento debole in una proposta...

Dal momento che è difficile vedere i propri errori, è opportuno chiedere a colleghi esperti di leggere e valutare le vostre proposte alla luce dei criteri di valutazione e quindi apportare i miglioramenti da questi suggeriti.

 

II.2.5    Parte finanziaria

La parte finanziaria del progetto risulta di primaria importanza perché viene valutata sia dagli esperti esterni in fase di valutazione che dai funzionari della Commissione in fase di contrattazione. E’ altresì importante perché il budget fissa diversi parametri finanziari che faranno parte integrante di un eventuale contratto che sarà sottoscritto con la Commissione. Vengono stabiliti la somma complessiva delle ore necessarie per completare il lavoro stabilito nella proposta, i costi orari delle figure che lavoreranno al progetto, le attrezzature necessarie al completamento dei lavori, il modello di imputazione dei costi usato, insieme ad una serie di altri parametri e sarà difficile se non impossibile cambiarli una volta firmato un contratto con la Commissione. Con un progetto approvato si sottoscrive un contratto con la Commissione che specifica tempi e risultati che dovranno essere rispettati all’interno del budget prestabilito. Il budget deve dunque prevedere e assicurare il compimento di tutte le necessità del progetto, ma nello stesso momento non deve eccedere nella richiesta di finanziamento, che verrà aggiudicato (come si è detto sopra) anche sulla base di questo criterio. Ci sono alcuni parametri da rispettare nel caso particolare del budget: per esempio, il costo attribuito al project management dovrebbe essere inferiore al 10% del costo totale di un qualsiasi contraente o i costi di sub-contraenti non dovrebbero superarne il 20%; adeguate spiegazioni possono essere trovate nelle guide emesse insieme ai programmi di lavoro o negli allegati delle guide per i proponenti citate nel precedente paragrafo.

I costi ammissibili

Durante la progettazione e la stesura del budget è molto importante tenere presente quali spese possono essere imputate al progetto e quali no. In genere possiamo dire che sono ammissibili i costi "necessari" a garantire il funzionamento corrente e il raggiungimento degli obiettivi del consorzio. I vari programmi tendono ad interpretare in modo leggermente diverso la parola "necessari"; comunque i costi ammissibili comunemente sono:

  1. personale;

  2. beni durevoli;

  3. materiale di consumo;

  4. viaggio e soggiorno;

  5. informatica (software, spese di calcolo o abbonamenti ai provider);

  6. subcontratti;

  7. tutela delle conoscenze e misure atte a dimostrare il potenziale di valorizzazione delle conoscenze;

  8. altri costi specifici;

  9. spese generali.

Per ulteriori indicazioni, si veda l'allegato Costi ammissibili.

La stesura del budget

Ci sono diversi requisiti per la stesura del budget a seconda del programma all’interno del quale si chiede la sovvenzione. Soprattutto varia il livello di complessità e il dettaglio richiesto nella descrizione. Alleghiamo un esempio di budget corrispondente al minimo richiesto (come stabilito nel Vademecum sulle sovvenzioni).

Qualunque sia il livello di complessità o di dettaglio, il budget deve essere frutto di approfondite considerazioni, per evitare problemi finanziari in corso d’opera.

Allegati

Spesso le regole per ottenere una sovvenzione richiedono che i partner alleghino ulteriori documenti alla domanda di sovvenzione. Questi comunemente sono:

  1. Rendiconto finanziario dell’ultimo esercizio

  2. Descrizione dell’azione e calendario dettagliato

  3. Curriculum vitae delle persone responsabili dello svolgimento dell’azione

  4. Bilancio di previsione dettagliato

In alcuni casi, possono comprendere:

  1. Certificato di registrazione legale

  2. Statuto o atto costitutivo

  3. Elenco dei membri del Consiglio d’Amministrazione (cognome e nome, titolo e qualifica in seno all’organizzazione)

  4. Relazione di bilancio dell’esercizio precedente

  5. Relazione di verifica effettuata negli ultimi due esercizi da un organismo di audit accreditato

  6. Garanzia finanziaria

  7. Lettere di impegno delle organizzazioni partner a cofinanziare l’azione nella misura indicata nella domanda di sovvenzione

  8. Informazioni sui seguenti punti:

  1. partecipazione presente o passata ad azioni finanziate dalla Commissione europea;

  2. contratti stipulati con i servizi della Commissione europea;

  3. altro (per es. azioni a nome di altre organizzazioni internazionali o Stati membri dell’Unione europea).

L’Invio della Proposta

Dopo avere completato una proposta e prima di inviarla è opportuno fare un ultimo controllo per assicurarsi di aver adempiuto a tutti gli obblighi del particolare bando. Basta una piccola svista per invalidare tutto il lavoro finora portato avanti. E’ dunque opportuno rileggere un’ultima volta la guida per i proponenti. Alcuni altri suggerimenti utili per l’ultimo controllo sono:

  1. Avete l'indirizzo corretto?

  2. Avete seguito le istruzioni per la busta (o le buste)?

  3. Avete tutti i "call indicators" corretti e altri riferimenti?

  4. Tutti i documenti che devono essere firmati in originale sono realmente firmati ed allegati in originale?

  5. La proposta è inviata entro il termine indicato nell’invito?

  6. La proposta è inviata secondo le regole indicate nella guida? Ricordate che le regole per l’invio via Posta e Corriere espresso (DHL) sono diverse.

Potete creare una check list di cose da fare e controllare basandovi sulla Guida per i proponenti. Ve ne forniamo un esempio.

Protool

Per alcuni programmi esiste anche la possibilità di invio elettronico con firma digitale usando un software messo a punto dalla Commissione che si chiama "Protool". Tuttavia, non è opportuno usare questo prodotto in occasione delle prime esperienze.

Controllo di validità

All'atto del ricevimento, tutte le proposte sono sottoposte ad un controllo di validità, per stabilire se siano state rispettate le condizioni fissate nell'invito, le procedure di presentazione e le disposizioni che regolano la partecipazione. Solo le proposte che rispettano tutti i requisiti citati saranno valutate.

 

II.2.6    Il processo di valutazione delle proposte

Trasparenza e Imparzialità

La valutazione delle proposte è basata sulla trasparenza e sulla parità di trattamento. La procedura di valutazione ed i criteri di valutazione sono descritti nel Manuale di valutazione che si può scaricare da Internet o contattando la segreteria della DG interessata.

Comitati di Esperti

La Commissione usa comitati di esperti esterni indipendenti costituiti in modo da disporre di un'ampia gamma di competenze, a prescindere da considerazioni di tipo linguistico o geografico. (per la selezione degli esperti vengono periodicamente pubblicati inviti a presentare candidature). Qualche volta la selezione è effettuata senza fare ricorso agli esperti. È comunque importante che sia rispettato l'anonimato dei proponenti e dei valutatori, sia per evitare conflitti d'interesse, sia per garantire che gli esperti operino in modo imparziale.

Criteri di Aggiudicazione

Le proposte sono valutate in base ai cinque criteri nominati in precedenza, come stabilito dal programma di lavoro cui l'invito fa riferimento. I criteri e la ponderazione attribuita a ciascuno di essi sono riportati nel manuale di valutazione. Nel processo di valutazione si è tenuto conto anche degli aspetti etici.

Iter

Gli esperti esaminano le proposte individualmente e in seguito si riuniscono per stabilire una graduatoria. Essi possono in questa fase raccomandare che determinate proposte vengano integrate in progetti più ampi o riunite in "raggruppamenti" (clusters).

Graduatoria

Una volta completata la valutazione, la Commissione compila una graduatoria delle proposte, tenendo conto degli interessi della Comunità. La graduatoria è stilata in base alle disponibilità di bilancio (indicate nell'invito a presentare proposte) e tenendo eventualmente conto del fatto che alcune proposte vengono in genere ritirate e/o che all'atto della conclusione dei contratti si realizzano spesso dei risparmi rispetto alle cifre preventivate.

Proposte non accolte

Le proposte pervenute fuori dai termini o che non soddisfano i requisiti, quelle che presentano un livello qualitativo insufficiente o per le quali non esistono adeguati finanziamenti saranno dichiarate "non accolte" dalla Commissione. Al proponente interessato sarà comunicato l'esito negativo della valutazione e le motivazioni principali di questa decisione.

Progetti accettati

Nel caso in cui una proposta finisca tra quelle definite finanziabili, il soggetto proponente viene informato del fatto che la sua proposta di finanziamento è trattenuta, benché ciò non costituisca ancora assunzione di un impegno da parte della Commissione, cosa che avverrà solo dopo il controllo finanziario formale.

 

II.2.7    Lobbying

L'azione di lobbying ufficialmente non è necessaria; in ogni caso è noto che alcuni consorzi sono appoggiati politicamente durante le varie fasi di distribuzione delle sovvenzioni. Molti consorzi danno comunque molta importanza agli aspetti di lobbying. Quasi tutte le attività di lobbying sono legali e ogni soggetto può fare lobbying. Il lobbying può esplicitarsi a vari livelli; ci sono molte aziende che hanno uffici permanenti a Bruxelles ed investono somme imponenti per assicurare questa attività. Ma il lobbying è anche composto di:

La finalità principale è comunque di far conoscere il proprio progetto (il nome) e il contenuto della proposta. Questo è importante perché se un progetto supera il panel di esperti dovrà, in seguito, superare la plenaria, che è una fase nella quale i funzionari della Commissione possono "appoggiare" o meno il progetto. Se vi conoscono, conoscono il nome del vostro progetto e "sanno" perché il vostro progetto è importante (perché si è riusciti a comunicarlo), è più probabile che tra i numerosi progetti che sembrano molto simili loro appoggeranno il vostro, anche in caso di progetti con punteggi analoghi.

Notizie

Si può avere notizie sulla riuscita o meno del vostro progetto:

 

II.2.8    Preparazione e Negoziazione del Contratto EU

Una breve relazione della Commissione sulla procedura di valutazione viene trasmessa a tutti i proponenti, tramite il coordinatore, e vengono quindi richieste ulteriori informazioni di carattere amministrativo e finanziario al fine di valutare la fattibilità del progetto proposto.

Risorse

I proponenti dovranno pertanto dimostrare di disporre di tutte le risorse umane, le infrastrutture, le risorse finanziarie per portare a termine il progetto. Dopo la valutazione di tali risorse e per salvaguardare i propri interessi, la Commissione potrà richiedere garanzie bancarie o di altro genere.

Modifiche

La Commissione, sulla base della valutazione compiuta, potrà inoltre suggerire modifiche rispetto alla proposta originaria, al fine di costituire raggruppamenti o combinare la proposta in questione con altre.

Il contratto

Una volta conclusa tale fase negoziale, la Commissione proporrà dei contratti per l'avvio dei lavori, in base ad un calendario che tiene conto delle esigenze del programma specifico in questione.

Le proposte scartate in questa fase, ad esempio per mancanza di fondi, saranno dichiarate "non accolte" dalla Commissione. Al proponente interessato sarà comunicato l'esito negativo della valutazione e le motivazioni principali di questa decisione.

Diversi tipi di contratto

I contratti di ricerca delle Commissione si suddividono in cinque grandi categorie. Ciascuna è caratterizzata da condizioni particolari, appositamente studiate per il tipo di azione e di attività cui fa riferimento.

Oggetto del contratto

L'obbligo principale imposto ai partecipanti è di portare a termine il progetto entro un tempo prestabilito e di fare in modo che i risultati che ne derivano siano utilizzati o divulgati.

A fronte di ciò la Commissione si impegna ad offrire un contributo finanziario per la realizzazione del progetto, rimborsando generalmente una certa percentuale dei costi del progetto stesso.

Diritti e obblighi dei partecipanti

Diritti ed obblighi possono variare a seconda del tipo di azione e del ruolo ricoperto dal partecipante.

Terza Parte - Il Progetto si avvia

 

III.1   La gestione del progetto

III.1.1  Coordinamento e conduzione del progetto

Coordinamento

Nell'ambito di un consorzio, i partecipanti affidano ad uno dei contraenti principali la funzione di coordinamento. Il coordinamento può essere affidato a più soggetti ed essere suddiviso in finanziario, tecnico o scientifico, ecc., però tutto di solito (con l’eccezione di progetti molto grandi) deve far riferimento ad un coordinatore unico superiore.

L’interfaccia con la Commissione

Il coordinatore costituisce l'elemento di collegamento fra i partecipanti e la Commissione. È sua responsabilità raccogliere, integrare e presentare gli elementi da fornire in base al contratto (deliverables), nonché distribuire i finanziamenti ricevuti dalla Commissione.

I costi sostenuti dal coordinatore nello svolgimento di tali compiti possono essere rimborsati, quali costi diretti o indiretti.

Comitati

Posso essere create apposite strutture o comitati per la gestione del progetto. Per esempio, è possibile che venga costituito un comitato scientifico e un comitato di steering. Questi dovrebbero risolvere incognite o dispute sulle procedure da usare o sulle risorse da destinare a tutte quelle attività che non sono governate dall’allegato tecnico del progetto o dai contratti in essere.

Contratto associato

In molti progetti ci sono alcuni "contraenti" ed alcuni partner associati che non hanno firmato il contratto con la Commissione, sia per non rendere troppo ingestibile il consorzio, sia per dare una organica struttura al progetto.

Uno degli obblighi immediati del coordinatore è di assicurarsi che tutti i partecipanti siano legalmente vincolati al contratto che il consorzio ha sottoscritto con la Commissione. Questo è importante per definire metodi accettati da tutti allo scopo di stabilire sotto il profilo legale la posizione dell’associato rispetto allo sfruttamento dei risultati e la proprietà intellettuale di partenza, nonché gli obblighi degli associati in caso di inadempienza. Ciò avviene con il cosiddetto "contratto associato".

Kick off

Il coordinatore prepara un primo incontro di tutti i partecipanti che si chiama il kick off. Di solito l’incontro deve stabilire tutti i comitati, firmare i contratti associati o altro, raccogliere dichiarazioni di proprietà intellettuale, stabilire le regole di comunicazione, approvare il programma di lavoro dettagliato, stabilire ed approvare un piano di qualità.

 

III.1.2    I Deliverables

Durante lo svolgimento del progetto la Commissione richiederà un invio periodico di materiali allo scopo di consentirle di monitorare l’andamento dei lavori svolti. Nel quadro di un progetto europeo tali documenti vengono chiamati "deliverables". I deliverables possono servire anche alle persone e agli enti coinvolti nel progetto per avere le informazioni che permettano loro di proseguire il lavoro che altri hanno portato avanti prima di loro, o di usare un metodo standard di lavoro. Ogni progetto è diverso e dunque i deliverables che rispecchiano il lavoro sono diversi, benché accada spesso che i deliverables che riguardano aspetti europei o aspetti di management dei progetti siano simili. I deliverables che andranno consegnati alla Commissione sono sempre definiti contrattualmente nell’allegato tecnico del contratto firmato con la Commissione, nel quale è specificata la loro struttura, quando saranno consegnati e quale partner sarà responsabile del loro contenuto. Come già detto, i deliverables rispecchiano i contenuti del progetto e sono dunque sempre diversi. Tuttavia alcuni deliverables sono presenti nella maggior parte dei progetti; per esempio, ricorrono sempre le tipologie che seguono.

Management reports

La Commissione richiede rapporti periodici dal coordinatore che attestano le attività svolte, le risorse usate (il così detto "burn"), i problemi che sono sorti, le decisioni prese, gli incontri fatti, ecc. Sono di solito bimestrali o trimestrali.

Periodic Progresss Report, Annual Progress report

Come nel caso sopra citato dei management reports, anche questi documenti periodici sono forniti dal coordinatore di cui sopra, ma sono più a lungo termine, di solito semestrali, di nove mesi o annuali, hanno natura riepilogativa e sono maggiormente focalizzati sul lavoro fatto, piuttosto che su altri aspetti del progetto.

Annual-Final Review report

Durante lo svolgimento del progetto, di solito a cadenza annuale, oppure alla fine del progetto, la Commissione richiede ai consorzi di comparire davanti ad un panel di funzionari ed esperti esterni per presentare e dimostrare (se del caso) il lavoro effettuato fino a quel punto. Questo documento delinea una traccia per quell’incontro ed è di solito simile ai reports sopra citati, ma è possibile che contenga anche elementi storici e previsionali e spesso contiene elementi su specifica richiesta del Project Officier della Commissione assegnato al progetto.

Quality plan

Il quality plan è uno strumento spesso usato dal coordinatore per garantire il livello di qualità all’interno di un consorzio. Definisce tutti i gruppi di lavoro, i comitati e le altre strutture coinvolte nel progetto. In più questo documento definisce tutti gli standard e le regole per la comunicazione, documentazione e comunicazione tra i partner durante il corso del progetto. Definisce inoltre tutti gli aspetti riguardanti il formato dei documenti e le metodologie che devono essere seguite per il loro controllo, monitoraggio, nomenclatura, approvazione, invio, archiviazione, ecc.

State Of The Art

Questo deliverable è spesso usato all’inizio dei progetti di ricerca o sviluppo per delineare lo stato attuale delle infrastrutture o dei servizi già esistenti in ogni sito coperto del progetto.

Communication & Dissemination plan

Tale deliverable descrive come saranno promossi i servizi o i prodotti generati nel progetto, compresi eventuali seminari o conferenze. Di solito viene prodotto verso la fine di un progetto.

Detailed project plan

Questo deliverable viene spesso prodotto in progetti dove manca all'inizio un’esatta configurazione dei lavori; in esso si dice che sarà parte del progetto definire esattamente quali servizi, prodotti e architetture saranno adottati dal progetto. Viene prodotto dopo una fase di studio.

User selection, training, validation results

I deliverables in oggetto possono essere di varia natura, ma spesso nei progetti si validano i risultati affidandosi al giudizio degli utenti finali del servizio o del prodotto e questi deliverables appunto spiegano come verrà effettuato il processo di validazione, quali sono i parametri per giudicare i risultati e come verranno impiegati i risultati.

Exploitation plan

Questo deliverable spiega il disegno finale del servizio o del prodotto e tutte le attività che verranno compiute per trarre vantaggio dai risultati del progetto, compresi i piani di sfruttamento nei singoli siti coinvolti nel progetto.

Best practice report

Il presente deliverable esamina invece l’applicabilità dei lavori o delle metodologie portate avanti in un sito al resto del consorzio o ad attori esterni al progetto. Comprenderà anche tutto ciò che è stato possibile "apprendere" nel corso del progetto, le conoscenze che è opportuno trasmettere e i lavori di standardizzazione portati avanti.